Chuyên đề thực tập GVHD: Trần Thị Thu Hà
SV: Vũ Thị Thu Nga
5
trong cùng một khuôn.
Bình bản: Đọc kỹ các thông số đa ra trên phiếu sản xuất, nh khuôn
khổ, đầu, gáy, bụng trang sách. Sau đó, kiểm tra chất lợng bản can,
film để phù hợp cho việc tiến hành kẻ maket và dàn khuôn trong quá
trình in.
Phơi bản: Nhận bản bình đã hoàn chỉnh sau đó tiến hành phơi bản. Sau khi
đã hiện bản, ta phải kiểm tra các phần tử in, độ nét và chà mực để kiểm tra
các phần tử in trên bản. Tiếp theo ta tiến hành phân loại theo khuôn, có
kẹp các bản cùng loại cào và ghi nhãn.
Cắt rọc giấy: Kiểm tra số lợng, chất lợng giấy. Sau đó, xếp bằng ngay
ngắn trên bục, để căng cách băng ở mỗi ram giấy (không để sole, độ cao
tối đa 1.4m)
In offset: Cho giấy trắng vào in: Lắp bản in thử bằng giấy sắp rồi mới cho
giấy trắng vào in.
KCS tờ in: Đây là công đoạn kiểm tra chất lợng các tờ in (bìa và sách)
căn cứ theo mẫu đã đợc ký duyệt, ngoài ra kết hợp với tờ mẫu gốc hoặc
maket.
Đối với bìa sách: Loại bỏ tờ in không đảm bảo màu sắc, không khớp màu
hay thiếu màu.
Đối với ruột sách: Kiểm tra để không bị lọt tờ mặt, in thiếu màu, nhạt
màu, tờ in bị gấp góc, mất chữ hay bị nhăn giấy.
Gấp tay sách: Các tay sách đợc ép bỏ trên máy, có lót ván ở hai đâù mỗi
bó với số lợng quy định là 500 tờ/ bó đối với giấy định lợng >= 58g/m
2
và 700 tờ/ bó với giấy định lợng < 58g/m
2
.
Bắt tay sách: Bắt sách thành cuốn
Soạn số: Đánh số thứ tự trang sách
Khâu chỉ, khâu thép (đóng lồng)
Vào bìa, láng bóng bìa
Xén ba mặt
Kiểm tra, đếm bó gói hoặc đóng hộp
Chuyên đề thực tập GVHD: Trần Thị Thu Hà
SV: Vũ Thị Thu Nga
6
Có thể khái quát quy trình công nghệ in của Công ty nh sau:
Hình 1.1: Sơ đồ quy trình công nghệ in
3.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất
Công ty TNHH TM và XNK DVD tổ chức theo mô hình chuyên môn hoá ở
các bộ phận sản xuất, tức là ở mỗi giai đoạn công nghệ đều do một phòng hoặc
phân xởng riêng rẽ chịu trách nhiệm về bán thành phẩm ở mỗi khâu và giữa các
bộ phận sản xuất chính có các bộ sản xuất chính có các bộ phận phụ trợ nh: bộ
phận vận chuyển, tổ cơ điện. Một số phòng, phân xởng chính trong công ty.
Tài liệu cần in
Cắt rọc giấy theo
yêu cầu sản phẩm
Kế hoạch, vật t
Chế bản, bình bản,
phơi bản
In offset
KCS tờ in
Hoàn thiện sách
Nhập kho, thành
phẩm
Khách hàng
Chuyên đề thực tập GVHD: Trần Thị Thu Hà
SV: Vũ Thị Thu Nga
7
Hình 1.2: Sơ đồ tổ chức hoạt động kinh doanh theo quy trình sản xuất sản phẩm
Phòng kế hoạch sản xuất vật t: Chịu trách nhiệm ở giai đoạn công nghệ
đầu tiên là kế hoạch sản xuất.
Phân xởng chế bản: Chịu trách nhiệm ở giai đoạn công nghệ đó là giai
đoạn chế bản, bình bản, phơi bản.
Phân xởng giấy: Phụ trách khâu cắt rọc giấy
Phân xởng máy in: Phụ trách giai đoạn in offset
Phân xởng hoàn thiện sách: Chịu trách nhiệm ở giai đoạn công nghệ cuối
cùng là khâu hoàn thiện sách.
Ngoài ra còn có bộ phận phục vụ đảm bảo cho qua trình sản xuất của phân
Tài liệu cần in Phòng kế hoạch vật t, lập
kế hoạch vật t
Phân xởng giấy thựn
hiện cắt rọc giấy theo
yêu cầu sản phẩm
Bộ phận KCS thực
hiện KCS tờ in
Phân xởng chế biến thực
hiện chế bản, bình bản,
phơi bản
Phân xởng máy in
thực hiện in offset
Phân xởng hoàn thiện
sách
Bộ phận kho tàng quản
lý thành phẩm
Khách hàng
Chuyên đề thực tập GVHD: Trần Thị Thu Hà
SV: Vũ Thị Thu Nga
8
xởng chính nh: bộ phận kho tàng, bộ phận vận chuyển và các bộ phận
không có tính sản xuất nh nhà ăn, y tế.
Công ty áp dụng hình thức tổ chức sản xuất theo dạng sản xuất gián đoạn,
tức là giao công một vài mặt hàng theo đơn đặt hàng với số lợng nhiều theo
kiểu hành khối và loạt nhiều. Đây là một hình thức tổ chức sản xuất phù hợp với
kết cấu sản xuất cũng nh tình hình thực tế sản xuất của Công ty. Ta có thể khái
quát thành sơ đồ đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty gắn với
qúa trình sản xuất
4. Tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh
4.1 Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh
Là một doanh nghiệp nhà nớc vừa và nhỏ, hạch toán độc lập, Công ty
TNHH TM và XNK DVD có bộ máy quản lý gọn nhẹ, hiệu quả, đảm bảo quản
lý chặt chẽ, bao quát từ khâu đầu đến khâu cuối của quá trình sản xuất. Phơng
thức quản lý theo kiểu trực tuyến, chức năng. Với mô hình này, đơn vị đảm bảo
thông tin, mệnh lệnh từ trên xuống, các phản hồi từ dới lên nhanh chóng chính
xác. Đồng thời các phòng ban có quan hệ tham mu, hỗ trợ, giúp đỡ lẫn nhau.
Đây cũng là mô hình phổ biến cho các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay.
Toàn công ty có một giám đốc, ba phòng ban, và các phân xởng sản
xuất. Bộ máy quản lý là giám đốc, các trởng phòng, quản đốc, tổ trởng. Có
thể khái quát bộ máy của công ty qua sơ đồ sau (sơ đồ số 10)
Sơ đồ 10: Bộ máy tổ chức của công ty
Giám đốc
Phòng kế
hoạch sx
Phòng kế
toán tài vụ
Phòng
tổng hợp
Vi
tính
PX chế bản tạo
mẫu
Phân xởng
in
PX hoàn
thiện
In
Ruột
In Bìa
Bình
bản
Phơi
bản
Gấp,
khâu
(ghim)
Đóng bìa,
cắt xén
Chuyên đề thực tập GVHD: Trần Thị Thu Hà
SV: Vũ Thị Thu Nga
9
Ghi chú Quan hệ chỉ đạo
Quan hệ phối hợp
Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban nh sau:
- Giám đốc: Là ngời lãnh đạo cao nhất trong toàn công ty, trực tiếp chỉ
đạo, quản lý các phòng ban, các hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị,
đồng thời là ngời đại diện công ty trong mọi giao dịch với cấp trên, với khách
hàng, ký kết hợp đồng kinh tế, tham gia hội họp, tham gia đấu thầu,
- Phòng tổng hợp: phòng có hai nhiệm vụ chính là:
+ Marketing: Tăng cờng các mối giao lu để quảng bá chất lợng sản
phẩm của công ty, tìm kiếm khách hàng, ký kết hợp đồng kinh tế để mở rộng
thị trờng, đồng thời tìm hiểu thị hiếu khách hàng, đánh giá khai thác thị
trờng, tham mu cho giám đốc về phơng hớng kinh doanh, tìm cách nâng
cao chất lợng sản phẩm theo hớng đáp ứng tối u nhu cầu khách hàng.
+ Tổ chức hành chính: Có trách nhiệm về các mặt nhân sự, sắp xếp, bố trí
lao động hợp lý trong công ty, quản lý công tác văn th, lu trữ, tổ chức các
phong trào văn nghệ, thi đua, khen thởng, làm thêm ca
- Phòng kế toán, tài vụ: Đảm nhiệm công tác kế toán tài chính của công ty,
phản ánh tổng hợp, chính xác chi phí sản xuất kinh doanh, tính giá thành sản
phẩm, hạch toán tiêu thụ, tính ra lãi lỗ và lập báo cáo tài chính, báo cáo quản trị
theo định kỳ Bộ phận kế toán phải đảm bảo thông tin liên tục, đầy đủ, chính
xác, giúp giám đốc quản lý quá trình sản xuất chặt chẽ, hiệu quả, và từ đó đề ra
phơng hớng kinh doanh, phơng hớng đầu t đúng đắn, kịp thời,
- Phòng kế hoạch sản xuất: Đây là phòng ban có trách nhiệm tham mu cho
giám đốc về các mặt của sản xuất nh kế hoạch mua nguyên vật liệu, dự trữ vật
t cho sản xuất, tiến độ sản xuất, lu kho, đồng thời phòng cũng trực tiếp chỉ
đạo, hớng dẫn, giúp đỡ các phân xởng, phân công, điều hành công việc hợp
lý, khoa học cho các phân xởng.
Giữa phòng kế hoạch sản xuất và phòng kế toán tài vụ có mối liên hệ mật
thiết với nhau, thông tin qua lại lẫn nhau: Phòng kế hoạch sản xuất là nơi
chuyển những thông tin kỹ thuật của sản phẩm cho kế toán, làm căn cứ cho kế
toán ghi sổ. Ngợc lại, phòng kế toán phản hồi các thông tin kế toán cần thiết
cho phòng kế hoạch sản xuất: ví dụ nh thông tin về tỷ trọng các khoản mục
chi phí trong giá thành sản phẩm, thông tin về định mức nguyên vật liệu,
Chuyên đề thực tập GVHD: Trần Thị Thu Hà
SV: Vũ Thị Thu Nga
10
- Phân xởng chế bản tạo mẫu: Phân xởng này có ba bộ phận chính là : Vi
tính, bình bản, phơi bản
Nhiệm vụ chính của phân xởng là đánh máy vi tính, căn chỉnh, sắp chữ
điện tử, tạo ra mẫu in, sau đó phân màu theo từng yêu cầu của khách hàng, sau
đó chụp lên bản kẽm, phơi bản.
- Phân xởng in : Đây là phần công việc chính, quan trọng trong toàn bộ
quá trình sản xuất. Các mẫu in sẽ đợc phân xởng tạo mẫu chuyển xuống và
đợc in theo đúng tiêu chuẩn công nghệ quy định, theo từng chủng loại nhất
định. Phân xởng in lại tách ra hai tổ riêng là tổ in bìa và tổ in ruột sản phẩm.
Tuy nhiên hai công việc này thờng đợc tiến hành song song với nhau để đảm
bảo sản phẩm đồng bộ và phối hợp công việc hợp lý hơn. Sản phẩm sau khi in
phải đợc kiểm tra chặt chẽ về mức đồng đều, đẹp mắt.
- Phân xởng hoàn thiện: Sau khi in, các sản phẩm phải hoàn thiện các công
việc nh gấp sách (gấp 1vạch, 2 vạch, 3 vạch), khâu sách hoặc dập ghim, sau đó
đợc đóng bìa và tiến hành cắt xén, tạo ra sản phẩm hoàn thành.
Tuy chia làm ba phân xởng nhng phân xởng tạo mẫu,chế bản, phân
xởng in, phân xởng hoàn thiện có mối quan hệ mật thiết với nhau, sản phẩm
của phân xởng này là đầu vào của phân xởng kia. Do vậy tổ chức quản lý
trong ba phân xởng phải phối hợp đồng bộ, hiệu quả, đảm bảo sản xuất liên
tục, đúng quy trình công nghệ và có chất lợng cao.
II/ Tổ chức công tác kế toán ở Công ty TNHH TM và XNK DVD
1. Hình thức tổ chức bộ máy
Công ty TNHH TM và XNK DVD là công ty sản xuất công nghiệp, nhiệm
vụ chủ yếu của công ty là in ấn các loại sách vở học sinhVới quy mô sản xuất
không lớn, hoạt động sản xuất không phức tạp, hạch toán kinh tế độc lập cho nên
bộ máy kế toán đợc tổ chức theo hình thức tập trung. Toàn bộ công việc kế toán
của công ty đợc tập trung tại phòng kế toán tài vụ.
* Phòng kế toán tài vụ tại Công ty
Nhiệm vụ của phòng kế toán tài vụ là hớng dẫn và kiểm tra việc thực hiện
thu thập xử lý các thông tin kế toán ban đầu, thực hiện chế độ hạch toán và quản
lý tài chính theo đúng quy định của Bộ tài chính. Đồng thời, phòng kế toán còn
cung cấp các thông tin về tình hình tài chính của công ty một cách đầy đủ, chính
Chuyên đề thực tập GVHD: Trần Thị Thu Hà
SV: Vũ Thị Thu Nga
11
xác và kịp thời. Từ đó, tham ma cho ban giám đốc để đề ra các biện pháp, các
quy định phù hợp với đờng lối phát triển của Công ty. Dựa trên quy mô sản
xuất, đặc điểm tổ chức quản lý của công ty cùng mức độ chuyên môn hoá và
trình độ cán bộ, phòng kế toán tài vụ đợc biên chế 5 ngời và đợc tổ chức theo
các phần hành kế toán nh sau:
Đứng đầu là kế toán trởng: Có nhiệm vụ phụ trách chung, điều hành, chỉ
đạo và giám sát mọi hoạt động trong phòng kế toán, xây dựng mô hình bộ
máy kế toán ở công ty, tổ chức các bộ phận thực hiện toàn bộ công việc
của bộ máy kế toán, lập thuyết minh báo cáo tài chính, chịu trách nhiệm
trớc giám đốc, kế toán trởng cấp trên và pháp luật nhà nớc về tài chính
và kế toán.
Tiếp đến là kế toán tổng hợp, kế toán vật t, kế toán thanh toán và thủ
quỹ.
Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ so sánh, đối chiếu, tổng hợp số liệu từ các
bộ phận kế toán, tính giá thành sản xuất, đồng thời là kế toán tiêu thụ, lập
báo cáo tài chính nh bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh,
báo cáo la chuyển tiền tệ và thuyến minh báo cáo tài chính.
Kế toán vật t: Tổ chức ghi chép, phản ánh về tình hình nhập- xuất- tồn
kho vật t. Mở sổ, thẻ kế toán chi tiết theo dõi tình hình nhập- xuất vật t.
Tính giá thành thực tế của hàng mua về nhập kho: tính toán, xác định
chính xác số lợng và giá trị vật t đã tiêu hao và sử dụng trong quá trình
sản xuất kinh doanh. Đồng thời tham gia kiểm kê, đánh giá lại vật t khi
có yêu cầu.
Kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ giúp kế toán trởng xây dựng và quản lý
kế hoạch tài chính của doanh nghiệp, ghi chép, phản ánh số hiện có và
tình hình biến động của các khoản vốn bằng (tiền mặt tại quỹ, tiền gửi tại
ngân hàng, tiền đang chuyển), ghi chép, theo dõi công tác thanh toán với
các ngân hàng, khách hàng, với nhà cung cấp. Tổng hợp, phân bổ đúng
tiền lơng, tiền thởng, bhyt, bhxh, kpcđcủa cán bộ, công nhân viên.
Đồng thời còn tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, theo dõi sự tăng, giảm
Chuyên đề thực tập GVHD: Trần Thị Thu Hà
SV: Vũ Thị Thu Nga
12
TSCĐ toàn công ty.
Thủ quỹ: Có nhiệm vụ quản lý quỹ tiền mặt của công ty trong việc thu, chi
cho các hoạt động khi có chứng từ hợp lệ. Cấp phát lơng cho cán bộ công
nhân viên khi đến kỳ.
Có thể khái quát cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty qua sơ đồ sau:
Quan hệ chỉ đạo
> Quan hệ đối chiếu
2. Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty TNHH TM và XNK DVD
Hiện nay, Công ty đang áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên trong
hạch toán hàng tồn kho. Nhờ đó, kế toán theo dõi phản ánh một cách thờng
xuyên liên lục và có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho trên sổ sách kế toán.
Phơng pháp tính giá hàng xuất kho là phơng pháp bình quân gia quyền. Còn
khấu hao tài sản cố định đợc thực hiện hàng tháng theo phơng pháp tuyến tính.
Hệ thống tài khoản sử dụng trong Công ty: Xuất phát từ đặc điểm tổ chức
sản xuất kinh doanh, hệ thống tài khoản của Công ty bao gồm hầu hết các tài
khoản theo quyết định số 1141/TC- QĐ - CĐKT và các tài khoản sửa đổi, bổ
sung các thông t hớng dẫn. Nhng do điều kiện hoạt động sản xuất kinh
doanh, công ty không sử dụng một số tài khoản nh TK 113, TK 121, TK 128,
TK 129, TK 139
Về hệ thống chứng từ sử dụng trong công ty: Hiện nay Công ty đã đăng ký
sử dụng hầu hết các chứng từ do Bộ tài chính phát hành. Danh mục chứng từ kế
Kế toán trởng
(trởng Phòng kế toán)
Kế
toán
tổng
hợp
Kế toán
vật t
Kế toán
thanh
toán
Thủ
quỹ
Chuyên đề thực tập GVHD: Trần Thị Thu Hà
SV: Vũ Thị Thu Nga
13
toán bao gồm:
Chứng từ lao động tiền lơng bao gồm có: Bảng chấm công, phiếu nghỉ
hởng bảo hiểm xã hội, phiếu xác nhận khối lợng công việc hoàn thành,
hợp đồng giao khoán.
Hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, lệnh nhập vay vật t,
bảng thống kê nhập, bảng thống kê xuất, thẻ kho.
Chứng từ bán hàng: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng và giấy
thanh toán tạm ứng
Chứng từ tài sản cố định: Biên bản thanh lý nhợng bán tài sản cố định,
biên bản mở thầu đấu giá bán tài sản cố định, thẻ tài sản cố định, biên bản
đánh giá lại tài sản cố định
Tóm lại, Công ty đã thực hiện đúng chế độ kế toán do Bộ tài chính ban
hành về chứng từ. Các chứng từ kế toán đợc ghi chép đầy đủ, kịp thời và đúng
đắn tình hình thực tế phát sinh. Dựa vào các chứng từ, kế toán từng phần hành
ghi chép vào các sổ sách kế toán liên quan, đảm bảo cung cấp kịp thời các thông
tin kế toán cho ban giám đốc trong Công ty.
Hiện nay, Công ty TNHH TM và XNK DVD đang áp dụng hình thức kế
toán Nhật ký chung. Đặc điểm của hình thức kế toán Nhật ký chung là các hoạt
động kinh tế tài chính đã đợc phản ánh ở các chứng từ gốc sẽ đợc ghi vào
Nhật ký chung. Cuối tháng tổng hợp số liệu ở Nhật ký chung để ghi vào sổ Cái
các tài khoản. Công ty tổ chức hệ thống sổ sách theo nguyên tắc tập hợp và hệ
thống hoá các nghiệp vụ phát sinh theo nguyên tắc đối ứng tài khoản.
Chuyên đề thực tập GVHD: Trần Thị Thu Hà
SV: Vũ Thị Thu Nga
14
Trình tự ghi sổ kế toán của Công ty đợc thể hiện theo sơ đồ sau:
Nh vậy, ta có thể thấy Công ty TNHH TM và XNK DVD là một doanh
nghiệp có quy mô vừa phải, có đủ nhân viên kế toán có trình độ nên có thể ghi
sổ hình thức Nhật ký chung và áp dụng kế toán máy. Ưu điểm của hình thức này
chính là lợng sổ sách sử dụng không nhiều nên dễ dàng sử dụng phần mềm kế
toán. Tuy nhiên, bên cạnh đó hình thức vấn có nhợc điểm tính kiểm soát chặt
chẽ không cao.
3. Giới thiệu về phần mềm kế toán áp dụng tại công ty
Công ty càng ngày càng mở rộng quy mô sản xuất, nên các nghiệp vụ phát
sinh trong tháng ngày càng nhiều. Để thuận lợi cho công tác quản lý hạch toán
kế toán Công ty đã đa tin học hoá vào. Công ty đã dựa trên phần mềm Fast
Accounting để tạo ra một phần mềm phù hợp với đặc điểm của Công ty.
Chứng từ gốc
Nhập dự liệu in trong máy
Máy xử lý và các thao tác trong máy
Nhật ký chung
Sổ cái các tài
khoản
Bảng cân đối
số phát sinh
Sổ chi tiết
Bảng tổng hợp
chi tiết
Báo cáo tài chính
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét