Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG
1.1. Quản lý và ứng dụng tin học trong công tác quản lý
1.1.1 Một số khái niệm cơ bản về quản lý
Quản lý là một thuật ngữ mang ý nghĩa tổng quát nó thường được dùng
không chỉ việc điều hành hoạt động trong các tổ chức kinh tế, tổ chức xã
hội
Trong công tác quản lý người ta phân chia ra làm 2 loại hình lao động:
- Lao động mang tính máy móc, lặp đi lặp lại nhiều lần như việc thống
kê danh sách, bảng biểu.
- Lao động mang tính chất sáng tạo, như việc đề ra các phương pháp
mới, các công việc kiểm tra, hướng dẫn .
Trong thời gian tiêu phí cho loại hình thứ nhất chiếm 3/4 thời gian, chỉ
còn 1/4 thời gian dành cho loại hình thứ hai .
1.1.2. Ứng dụng tin học trong công tác quản lý:
Ngày, nay cùng với sự phát triển của tin học phần cứng cũng như phần
mềm, việc ứng dụng của tin học trong mọi lĩnh vực trở lên phổ biến. Ở nước
ta tin học đã và đang khẳng định vai trò của mình trong các công tác quản lý
mọi lĩnh vực như kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội Việc áp dụng tin học
vào công việc quản lý trước hết giải phóng cho cho các nhà lãnh đạo khỏi các
công việc nặng nhọc, các công việc mất nhiều thời gian mà hiệu quả lại không
cao, đồng thời tạo điều kiện, thời gian dốc sức vào trong công tác quản lý cho
họ chặt chẽ hơn, khoa học, làm tăng tốc độ về xử lý thông tin đạt hiệu quả
hơn. Tuy nhiên từng công việc cụ thể mà ta có thể tin học hoá từng phần hoặc
tin học hoá toàn phần.
Nguyễn Trọng Hiệp 5 Quản lý thư viện
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
a. Tin học hoá toàn bộ:
Nội dung chủ yếu của phương pháp này là tin học hoá đồng thời các
chức năng quản lý và thành lập một cấu trúc hoàn toàn tự lập động thay thế
cho các cấu trúc tổ chức của cơ quan quản lý.
Ưu điểm: Của chức năng này là các chức năng quản tin học một cách
triệt để nhất, hệ thống đảm bảo tính nhất quán và tránh trùng lặp thừa thông
tin. Nhưng nhược điểm của thông tin này là thực hiện công việc rất lâu, khó
khăn và các chi phí ban đầu rất lớn.
b. Tin học hoá từng phần:
Nội dung chủ yếu của phương pháp này là tin học hoá từng phần chức
năng hoặc theo nhu cầu cụ thể của từng bộ phận. Việc thiết kế các phân hệ
quản lý của hệ thống được thực hiện một cách độc lập và tách biệt với các giải
pháp được chọn cho các phân hệ khác nhau .
Ưu điểm: Của phương pháp này là tính đơn giản khi thực hiện vì các
ứng dụng được phát triển tương đối độc lập với nhau, vốn đầu tư ban đầu
không lớn .
Nhược điểm: Của phương pháp này không đảm bảo tính nhất quán cao
trong toàn bộ hệ thống và không tránh khỏi sự dư thừa và trùng lặp thông tin.
Cả hai phương pháp trên còn tuỳ thuộc vào từng cơ sở vào từng cơ quan cụ
thể.
Cho dù áp dụng theo phương pháp nào đi chăng nữa thì việc tin học hoá
phải được xây dựng theo một kế hoạch chặt chẽ và thống nhất .
Nguyễn Trọng Hiệp 6 Quản lý thư viện
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
c. Những đặc điểm của hệ thống quản lý:
c.1. Phân cấp quản lý:
Hệ thống quản lý trước hết là một hệ thống được tổ chức thống nhất từ
trên xuống dưới và có chức năng tổng hợp thông tin giúp lãnh đạo quản lý
thống nhất trong toàn bộ hệ thống .
Hệ thống được phân làm nhiều cấp thông tin phải được tổng hợp từ dưới
lên trên và truyền từ trên xuống dưới .
c.2. Luồng thông tin vào:
Ở mỗi công việc khối lượng thông tin cần xử lý thường nhất là rất lớn,
đa dạng cả về chủng loại về cách xử lý hay tính toán .
Có thể phân thông tin ra làm 3 loại:
- Thông tin dùng cho tra cứu: Là loại thông tin được dùng chung cho hệ
thống và ít thay đổi. Các thông tin này thường được cập nhật một lần và chỉ
dùng cho tra cứu cho việc xử lý thông tin sau này .
- Thông tin luân chuyển chi tiết: Là loại thông tin chi tiết về các hoạt
động của một đơn vị, khối lượng thông tin rất lớn cần phải được xử lý kịp
thời.
- Thông tin luân chuyển tổng hợp: Là loại thông tin được tổng hợp về
hoạt động của các cấp thấp hơn thông tin này thường được cô đọng xử lý theo
kỳ, xử lý theo lô và mang nhiều thông tin .
+ Xử lý theo lô (batch processing) : Mỗi khi thông tin đến (hay yêu cầu
xử lý xuất hiện), thì chưa được đem xử lý ngay, mà được gom lại cho đủ một
số lượng nhất định (một lô hay một mẻ) mới được đem xử lý một cách tập
thể.
Nguyễn Trọng Hiệp 7 Quản lý thư viện
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
+ Xử lý theo kỳ: Mỗi khi thông tin được chuyễn đến, thì chưa được đem
xử lý ngay, mà phải đợi đến kỳ nhất định thông tin mới được đem xử lý.
c.3. Luồng thông tin ra:
- Thông tin đầu ra được tổng hợp từ các thông tin đầu vào và phụ thuộc
vào nhu cầu quản lý trong từng trường hợp cụ thể, từng đơn vị cụ thể. Thông
tin ra là việc truy cứu nhanh về một đối tượng cần quan tâm: Ví dụ như thông
tin về sách, độc giả, mượn trả, đồng thời phải đảm bảo chính xác kịp thời .
- Các thông tin đầu ra chủ yếu là các bài toán quản lý là báo cáo tổng
hợp, thống kê, báo cáo. Các mẫu báo biểu báo cáo thống kê phải phản ánh cụ
thể trực tiếp, sát với một đơn vị.
- Ngoài những yêu cầu được cập nhật thông tin kịp thời cho hệ thống,
luồng thông tin ra phải được thiết kế mềm dẻo. Đây là chức năng thể hiện tính
mở của hệ thống, tính giao diện của hệ thống thông tin đầu ra gắn với chu kỳ
thời gian tuỳ ý theo yêu cầu của bài toán cụ thể, từ đó ta có thể lọc bớt thông
tin thừa trong quá trình xử lý .
2.1. Nguyên tắc xây dựng mô hình thông tin quản lý
2.1.1. Khái niệm về hệ thống thông tin quản lý
Là hệ thống nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho sự quản lý, điều
hành của một doanh nghiệp (Hay nói rộng ra là của một tổ chức). Hạt nhân
của hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở dữ liệu chứa các thông tin phản
ánh tình trạng hiện thời và hoạt động kinh doanh hiện thời của doanh nghiệp .
Hệ thống thông tin thu thập các thông tin đến từ môi trường của doanh nghiệp
phối hợp với các thông tin có trong cơ sở dữ liệu để kết xuất các thông tin mà
nhà quản lý cần, đồng thời thường xuyên cập nhật cơ sở dữ liệu để dữ cho các
thông tin ở đó luôn phản ánh đúng thực trạng của doanh nghiệp (Hay tổ chức)
Nguyễn Trọng Hiệp 8 Quản lý thư viện
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
Các hệ thống thông tin quản lý thường được phân loại theo hai mức:
+ Mức thấp, hay còn gọi là mức tác nghiệp, hệ thống chỉ có nhiệm vụ
in ra một số bảng biểu, chứng từ giao dịch theo khuôn mẫu của cách xử lý
bằng tay truyền thống . Bấy giờ hệ thống còn được gọi là hệ thống xử lý dữ
liệu (Data processing systems); đó thường là hệ xử lý các đơn hàng; hệ quản
lý nhân sự; hệ quản lý thiết bị, hệ kế toán v.v
+ Mức cao, hay còn gọi là mức điều hành, hệ thống phải đưa ra các
thông tin có tính chất chiến lược và kế hoạch giúp cho người lãnh đạo doanh
nghiệp đưa ra các quyết định đúng đắn trong công tác điều hành sự hoạt động
của doanh nghiệp. Bấy giờ hệ thống thường được gọi là hệ hỗ trợ quyết định
(Decision support systems). Đặc điểm của hệ hổ trợ quyết định là bên cạnh
cơ sở dữ liệu, còn có thêm một cơ sở mô hình chứa các mô hình, các phương
pháp mà khi được chọn lựa để vận dụng nên các dữ liệu sẽ cho các kết quả
theo yêu cầu đa dạng của người dùng đặt ra khi chọn lựa các quyết định của
mình .
2.1.2. Nhu cầu tin học hoá thông tin quản lý:
Trong thời gian gần đây ngành công nghiệp hoá máy tính đã có những
bước tiến nhanh chóng và đạt được những thành tựu to lớn. Tin học đã và
đang thâm nhập vào mọi lĩnh vực hoạt động của đời sống con người. Các hệ
thống và phần mềm xử lý thông tin chuyên dụng ngày nay đã trở nên một
phần không thể thiếu trong các hoạt động của cơ quan, đơn vị, xí nghiệp,
trường học, từ mô hình nhỏ đến mô hình lớn Vì tin học có khả năng lưu trữ,
xử lý thông tin và phân tích tổng hợp thông tin hoàn hảo nhất .
Bước đầu tiên cần thực hiện khi triển khai một đề tài tin học là phải khảo
sát hệ thống. Hệ thống được ta xét tới ở đây là hệ thống quản lý. Đây là một
hệ thống rất sống động, nó không chỉ bao gồm các thông tin về quản lý mà
Nguyễn Trọng Hiệp 9 Quản lý thư viện
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
còn góp phần vào việc điều hành một hoạt động của một tổ chức kinh tế, xã
hội nào đó. Xem xét thông tin quản lý chúng ta cần xác định các yếu tố đặc
thù, những nét khái quát cũng như những mục tiêu và nguyên tắc đảm bảo
cho việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý, để từ đó giúp ra các
phương pháp cũng như các bước thiết kế, xây dựng một hệ thống thông tin
quản lý, để từ đó rút ra các phương pháp cũng như các bước thiết kế, xây
dựng một hệ thống thông tin quản lý được tin học hoá .
Trước kia, khi tin học chưa được ứng dụng rộng rãi trong các cơ quan,
nhà trường, xí nghiệp, thư viện Các hồ sơ, các mẫu bảng biểu, các loại hoá
đơn, chứng từ, văn bản Thường được lưu dưới dạng những tập hồ sơ và khi
tìm người quản lý phải tìm theo cách tổ chức sắp xếp của mình một cách thủ
công, mất thời gian mà hiệu quả làm việc không cao. Chính vì thế và các nhà
nghiên cứu máy tính đã nghĩ ra biện pháp khắc phục nhược điểm trên. Việc
quản lý các loại hồ sơ, hoá đơn, tài liệu đang được vi tính hoá nhằm đáp
ứng nhu cầu quản lý, tìm kiếm thông tin nhanh chính xác và kịp thời mà con
người đưa ra các nhu cầu trên. Việc lưu trữ và quản lý và quản lý trong máy
tính sẽ giải quyết được các khó khăn trên, giúp con người quản lý cập nhật dữ
liệu, bổ xung thống kê các bảng biểu và nhất là có thể tìm được một hay nhiều
hồ sơ, hoá đơn, tài liệu với bất kỳ một nào một cách nhanh chóng và thuận
tiện.
2.1.3. Phương án xây dựng một mô hình thông tin:
Để tin học ứng dụng một cách tối ưu chúng ta cần xem xét các phương
án xây dựng mô hình thông tin
a. Cách xây dựng mô hình hệ thống thông tin:
* Các bước tiến hành .
Nguyễn Trọng Hiệp 10 Quản lý thư viện
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
- Xây dựng chiến lược của hệ thống từ đó có thể xác định mục tiêu của
hệ thống, bao gồm:
+ Phạm vi của việc quản lý
+ Lưu lượng thông tin .
+ Đối tượng sử dụng hệ thống .
- Phân tích: Có hai luồng thông tin
+ Số lượng quản lý hệ thống
+ Cách quản lý .
- Dữ liệu trong hệ thống: Sơ đồ quan hệ thực thể hay mô hình dữ liệu.
- Chức năng: Phân rã các chức năng.
- Sơ đồ luồng dữ liệu: Là tổng hợp thông tin của sơ đồ mô hình dữ liệu
và sơ đồ phân cấp chức năng từ mô hình này ta có thể phản ánh cả hai mô
hình trên.
- Tiến trình của việc phân tích
Có thể tóm tắt sự thay đổi mức độ diễn tả vật lý / lôgic trong hình vẽ sau,
trong đó các bước chuyển đổi (1) và (2) thuộc giai đoạn phân tích, bước
chuyển đổi (3) thuộc giai đoạn thiết kế .
(1) (3) Mức vật lý
(2) Mức
lôgic
Nguyễn Trọng Hiệp 11 Quản lý thư viện
Diễn tả HT làm
như thế nào?
Diễn tả HT
mới làm như
thế nào?
Diễn tả HT cũ
làm gì?
Diễn tả HT
mới làm gì?
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
Một trình tự mô hình hoá hệ thống
+Khảo sát hệ thống cũ làm việc như thế nào .
+ Tìm hiểu những yêu cầu của hệ thống mới .
- Thiết kế:
+ Chức năng: Mô tả chi tiết cách thực hiện .
+ Dữ liệu: Đưa ra những cơ sở dữ liệu (CSDL), tệp chỉ số
+ Phạm vi sử dụng của người sử dụng .
+ Khối lượng thông tin của hệ thống .
- Cài đặt: Từ việc phân tích thông tin ta cần xác định những gì sẽ được
cài đặt lên hệ thống .
b. Các tiêu chuẩn đánh giá một hệ thống thông tin:
- Nhu cầu của toàn xã hội:
+ Phải phù hợp với chiến lược kinh tế
+ Hỗ trợ cho việc quản lý tốt .
+ Giảm chi phí và hoàn vốn đầu tư cho hệ thống .
- Hỗ trợ tác nghiệp:
+ Cải tiến thông tin .
+ Tăng chất lượng thông tin.
+ Đưa ra các thông tin mới .
- Nhu cầu của người sử dụng:
+ Thấy được hiệu quả tốt .
Nguyễn Trọng Hiệp 12 Quản lý thư viện
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
+ Nhiều chức năng .
+ Dễ sử dụng và dễ chấp nhận .
-Yêu cầu kỹ thuật:
+ Xử lý được khối lượng thông tin cần thiết .
+ Tính đến tần xuất sử dụng .
+ Độ phức tạp, độ chính xác .
+ Độ tin cậy cao .
+ Độ hướng dẫn cho người dùng đầy đủ, dễ hiểu .
Nguyễn Trọng Hiệp 13 Quản lý thư viện
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
CHƯƠNG II: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN
LÝ THƯ VIỆN TẠI TRƯỜNG CẤP III HỒNG QUANG
2.1. Mục đích của đề tài:
Như chúng ta đã biết “Thư viện ” đều được coi là kho trí tuệ của loài
người. Nhu cầu sử dụng thư viện rộng rãi. Có lẽ không một lĩnh vực nào trong
xã hội không cần đến thư viện. Quy mô thư viện phát triển gắn liền với sự
phát triển của xã hội và phân ngành sản xuất. Thư viện ngày càng đa dạng về
nội dung và lớn về số lượng, do vậy độ phức tạp trong sử lý thông tin và các
công tác phục vụ độc giả cũng tăng lên .
Hệ thống quản lý thư viện từ trước đến nay duy trì và tồn tại hoàn toàn
bằng phương pháp thủ công, nhưng các thao tác và điều hành và quản lý rất
có tính khoa học và tổ chức hệ thống rất tốt. Tuy vậy hệ thống quản lý điều
hành còn đòi hỏi nhiều thời gian và công sức của những nhân viên mà không
tránh được những sai sót nhầm lẫn. Thực tế hiện nay là nhu cầu độc giả đến
thư viện rất cao, lượng sách báo phải cập nhật hàng tháng, hàng quý, hàng
ngày càng tăng do vậy, nếu quản lý bằng thủ công sẽ không tránh khỏi những
thiếu sót .Bên cạnh đó nhu cầu độc giả về tra cứu sách rất cần đến việc nhanh
chóng trong việc nắm bắt nội dung sách cần quan tâm, điều này các phương
pháp thủ công khó có thể thực hiện được trong thời gian cho phép .
Chính vì vậy việc đưa tin học hoá vào một số khâu trong hệ thống quản
lý thư viện sẽ làm tăng hiệu suất công việc và đáp ứng được phần nào nhu cầu
tìm hiểu tra cứu của độc giả. Bên cạnh đó, tin học hoá còn làm cho hệ thống
thư viện có thể hoà nhập vào thế giới phát triển công nghệ để có thể ứng dụng
được những thành tựu mới nhất về CNTT để hỗ trợ công tác quản lý và phục
vụ độc giả .
Nguyễn Trọng Hiệp 14 Quản lý thư viện
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét